Arbeitsrückstand und ein schlechtes Ablagesystem der Unterlagen sind große Zeitfresser. Dazu kommen persönliche Desorganisation und der überhäufte Schreibtisch mit allerlei rückständiger Lektüre. Selbstmanagement heißt auch Selbstdisziplin. Ein aufgeräumter Schreibtisch schafft Übersicht und spart Zeit, denn man muss nicht lange nach Unterlagen suchen. 

 

Trotz PC gibt es immer noch viel Papier auf dem Schreibtisch. Wird es einem irgendwann einmal zuviel, bekommt man gelegentlich einen „Aufräumanfall“. Aber nach kurzer Zeit bilden sich schon wieder neue Stapel. Eingehende Post, ob Print oder online, muss sofort terminiert und abgelegt werden. Damit werden Sucharbeiten vermieden und Termine können pünktlich wahrgenommen werden. Für unliebsame Büroarbeiten ist man selten hochmotiviert. Feste Bürozeiten haben sich bewährt, blockweises arbeiten ist besser als scheibchenweise. Es ist besser, einmal am Tag drei Stunden am Stück im Büro alle Verwaltungsarbeiten zu erledigen als drei Mal jeweils 60 Minuten. Durch das ständige Hin und Her verzettelt man sich. Bei jeder Tätigkeit gilt die Überlegung, ob die Aufgabe und der Zeitaufwand in einem angemessenen Verhältnis stehen. Ein Terminbuch, ob digital oder gedruckt, enthält alle  Termine, Aktivitätslisten, Prioritäten, Tagespläne, Steuertermine, Bestelldaten. Aktivitäten sollten immer mit einem Termin versehen und sofort neu terminiert werden, wenn der ursprüngliche Termin verschoben werden muss. Man hat sich an den täglichen Arbeitsablauf, an die Handgriffe und die Reihenfolge einzelner Tätigkeiten gewöhnt. Es kommt darauf an, jeden Handgriff, jedes Detail, z.B. bei der Abwicklung von Aufträgen zu hinterfragen: Wo kann ich Zeit sparen? Was lässt sich vereinfachen? Auch Mitarbeiter sollten in die Überlegungen integriert werden. Von ihnen kommen oft gute Vorschläge.

 

Am besten werden wichtige Textstellen sofort beim ersten Lesen durch Markierungen oder  handschriftliche Randbemerkungen hervorgehoben. Damit bereitet man eine spätere Bearbeitung vor. Für Markierungen gelten: Ausrufezeichen für „wichtig“, Haken für „einverstanden“, Fragezeichen für „noch zu klären“. Farbige Markierungen fallen beim zweiten Lesen besonders auf. Mit einem Termin zur Bearbeitung setzt man Prioritäten: Prio A heißt, die Bearbeitung ist wichtig und eilig. Prio B heißt, dass die Bearbeitung zwar wichtig ist, aber nicht gleichzeitig eilig. Prio C bedeutet, der Vorgang ist weder wichtig noch eilig. Für den Posteingang per E-Mail gilt: Wer gleich auf nicht termingebundene Mails reagiert, erweckt den Eindruck, er habe viel Zeit. Der Sender rechnet damit, dass auch künftig auf seine Mails schnell reagiert wird. Lesezeiten werden am besten gebündelt, d.h. Online- oder Offline-Lektüre wird am Stück und nicht scheibchenweise gelesen. Leseunterbrechungen sind zu vermeiden. Nach einer Unterbrechung braucht man die doppelte Energie, um sich wieder in den Text einzulesen.

 

Der Zeitbedarf für eine bestimmte Tätigkeit ist nicht exakt einschätzbar. Falls eine Arbeit mehr Zeit beansprucht als geplant, helfen „Pufferzeiten“, idealerweise 20 Prozent. Beispiel: Für ein Angebot werden ca. 45 Minuten Zeit geplant. Der Puffer von 20 Prozent Zeit beträgt ca. 10 Minuten. Die Alternative zu Pufferzeiten: Eine Stunde hat grundsätzlich nur 45 Minuten Plan-Zeit, damit bleiben für die Zeiteinteilung noch 15 Minuten Reserve. Vilfredo Pareto lebte im 19. Jahrhundert und befasste sich mit Fragen der Ökonomie. Dabei stieß er auf das Phänomen, dass nur ein kleiner Teil der Arbeit nötig ist, um ein großes Ergebnis zu erreichen, umgekehrt betreibt man großen Aufwand bei der Arbeit und erzielt nur wenig Erfolg. Pareto nannte dies die „20 : 80 Regel“. Er stellte fest, dass man mit nur 20 Prozent Einsatz ein hohes Ergebnis von 80 Prozent erreichen kann. Die schlechte Nachricht: Mit 80 Prozent Einsatz und Bemühungen nur 20 Prozent. Mit vier Maßnahmen kann man die Zeit in den Griff kriegen, aber nur eine ist die beste –  erstens: Jeden Tag länger arbeiten, um alles zu erledigen, zweitens nur die wichtigen Arbeiten erledigen, das andere liegen lassen, drittens schneller arbeiten und zum Tempoholiker werden, und viertens effektiv arbeiten durch bessere Planung. Selbstmanagement ist die konsequente und zielorientierte Anwendung bewährter Arbeitstechniken mit dem Ziel, die Arbeitszeit so zu organisieren, dass sie optimal genutzt wird. Der Grundgedanke ist, die von außen beeinflussten Termine in ein System eigener Zeitplanung zu bringen. Gerade wenn man in Spitzenzeiten mit  Kundenterminen regelrecht zugedeckt wird, sind Pufferzeiten wichtig. Nur in Ausnahmefällen sollte man auf sie verzichten.

 

 

Dabei geht es meist um unangenehme Arbeiten, die man tage- oder wochenlang vor sich herschiebt. Irgendwann ist die Deadline erreicht oder überschritten, und man muss unter Druck alles fertigstellen. Schwieriges aufzuschieben belastet. Wer Arbeiten auf den letzten Drücker erledigt, riskiert sogar, dass etwas Eiliges dazwischenkommt, und der Abgabetermin nicht eingehalten wird. Warum aber schiebt man etwas auf und warum sollte man es doch gleich erledigen? 

 

Häufig unterbricht man sich selbst oder lenkt sich bei der Arbeit ab. Man denkt schon während einer Tätigkeit an die nächste. Unser Gehirn kann aber nicht zwei Themen gleichzeitig verarbeiten, es wechselt immer zwischen den Themen hin und her. Man trainiert sich eine Aufmerksamkeitsstörung an und kann sich auf Dauer nicht mehr voll auf das konzentrieren, was man gerade tut. Denken Sie an den Marathonläufer: Er unterbricht auch nicht dauernd, um sich die Schuhe zu schnüren. Um sich nach einer Unterbrechung wieder auf die ursprüngliche Tätigkeit zu konzentrieren, braucht man wieder Anlaufzeit, was Energie kostet. Effektiv arbeiten heißt, dass man sich voll und ganz auf die augenblickliche Tätigkeit konzentriert, sich nur in Ausnahmefällen gedanklich ablenkt oder ablenken lässt.

 

 

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