Stressfreie Betriebsprüfung

Es geht um Milliarden im zweistelligen Bereich. Die Betriebsprüfungen bringen dem Staat jedes Jahr rund 10 bis 15 Milliarden Euro ein. Da lohnt es sich, große wie mittlere und kleine Unternehmen sowie Kleinstbetriebe unter die Lupe zu nehmen. Das belegten erneut die Zahlen zu den sogenannten Mehrergebnissen im Coronajahr 2020. Die Statistik des Bundesfinanzministeriums wies zwar einen Rückgang der Steuernachzahlungen um vier Milliarden Euro auf gerundet 11 Milliarden Euro aus. Trotzdem lässt sich aus den Daten ablesen, dass viele Mittelbetriebe und auch die Klein- wie Kleinstbetriebe teilweise von hohen Steuernachforderungen betroffen sind.

Steuerberater Andre Strunz von der Kanzlei Ecovis in Hannover wundert das nicht: „Auch viele Maler- und Stuckateurbetriebe entwickelten sich in den letzten Jahren aufgrund der hervorragenden Baukonjunktur recht gut. Wenn die Betriebsprüfer bei ihren Kontrollen jetzt etwas finden, dann bringt ihnen das automatisch ein erhöhtes Steuerplus ein.“ Und etwas zu finden, wird den Finanzbeamt*innen inzwischen recht leicht gemacht. „Die Betriebsprüfungen laufen ja digital ab. Das eröffnet viel mehr Möglichkeiten als bei der Papierform, Fehler in der Buchhaltung zu finden“, erklärt Strunz.

Gute Gründe für Sie als Handwerkschef und -chefin, akribisch vorbereitet in die Stress-Termine zu gehen. In der Regel kündigen die Betriebsprüfenden sich schriftlich an – und zwar mindestens zwei Wochen, bevor es losgeht. In dieser so genannten Prüfungsanordnung steht dann auch, welche Jahre sich die Beamt*innen ansehen wollen und wo die Betriebsprüfung stattfinden soll. Sie kann im Betrieb oder im Büro Ihres Steuerberaters oder Steuerberaterin sein. Die Beamt*innen darf die Unterlagen und Daten auch mit ins eigene Büro nehmen. Tipp: Wenn der Termin für Sie schlecht passt, etwa weil ein lang gebuchter und nicht umlegbarer Urlaub ansteht oder falls Sie krank sind, dann lässt sich die Prüfung verschieben.

Aufgeschoben ist bekanntlich aber nicht aufgehoben. Deshalb sollten Sie die Zeit nutzen, um vorab Ihre Unterlagen zu sichten. In der Regel checken die Prüfer*innen alle Daten und Fakten sowohl elektronisch als auch bei Bedarf ergänzend in Papierform. „Die Mitarbeitenden des Finanzamts prüfen immer, ob eine Buchführung ordnungsgemäß ist“, sagt Strunz. Das bedeutet: Die Betriebsprüfer*innen kontrollieren, ob die Firma die so genannten GoBD – die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – einhält.

„Ein wichtiger Teilbereich der GoBD ist die Verfahrensdokumentation, in der alle relevanten IT-Prozesse dargestellt werden müssen“, erläutert die Steuerberaterkammer Hessen. Die Verfahrensdokumentation dient hier als Nachweis, dass die Anforderungen von Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung sowie den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung beachtet wurden. „Achtung: Auch bei Kleinunternehmen fragt die Finanzverwaltung bei Betriebsprüfungen nach der Verfahrensdokumentation. Diese können sie entweder selbst anfertigen – oder noch besser – sich von ihrem Steuerberater unterstützen lassen“, rät Hartmut Ruppricht, Präsident der Steuerberaterkammer Hessen. Das Problem: Liegt keine Verfahrensdokumentation vor oder ist sie nicht vollständig, kann es ernst werden. „Die Prüfer können die gesamte Buchführung verwerfen und zur Schätzung kommen. Das führt in der Regel zu teuren Nachforderungen“, warnt Strunz.

Ziel der Verfahrensdokumentation ist es, dem Finanzamt einen Überblick über die steuerrelevanten Geschäftsprozesse sowie die Daten und Ablagesysteme im Unternehmen zu geben. „Im Fall einer Betriebsprüfung wird die Verfahrensdokumentation in der Regel im Vorfeld von der Finanzverwaltung angefordert, um den Prüfern eine effektive Untersuchung der digitalen Steuerunterlagen zu ermöglichen“, so die Steuerberaterkammer Hessen. Die Verfahrungsdokumentation ist quasi das Handbuch des Unternehmens und „muss laufend aktualisiert werden“, erklärt die Kammer. Sie als Handwerksunternehmer*in tun also gut daran, ein solches Handbuch stets in aktualisierter Form vorliegen zu haben.

Auch die steuerlich relevanten Verträge sollte Sie parat haben. Das betrifft etwa den Anstellungsvertrag von Gesellschaftergeschäftsführern bei einer GmbH oder Verträge mit Angehörigen bis hin zu Miet- oder Darlehensverträgen. Die Beamt*innen wollen kontrollieren können, ob die hier getroffenen Vereinbarungen tatsächlich durchgeführt werden – zum Beispiel, inwieweit die Firma das vereinbarte Gehalt des Ehepartners regulär wie bei jedem anderen Mitarbeitenden auf ein eigenes Konto überweist.

Die Beamtinnen und Beamten prüfen auch nach, ob etwa die teure Designerlampe tatsächlich in den betrieblichen Räumen steht und ob der Kaffeeautomat in der betrieblichen Teeküche zu finden ist. Die Trennung von betrieblich veranlassten Ausgaben von jenen, die dem privaten Vergnügen dienen, bietet regelmäßig viele Angriffspunkte.

Man muss sich bewusst sein: Die Beamt*innen informieren sich vor der Betriebsprüfung über den Steuerfall. Sie sollten davon ausgehen, dass die Prüfenden nicht nur Ihre Steuerakte durchforsten. „Sie recherchieren sicherlich auch, welche Leistungen der Unternehmer anbietet und wie sich der Betrieb präsentiert“, so Strunz abschließend.

Die Prüfschwerpunkte ändern sich zwar jedes Jahr – was in der Regel nicht bekannt wird. Dennoch lassen sich einige Prüffelder ausmachen, die notorisch auf den Tisch kommen.

Kleine Geschenke: Sie erhalten bekanntlich die Freundschaft unter Geschäftspartner*innen. Sie bleiben allerdings nur steuerfrei, wenn sie die Grenze von 35 Euro netto nicht übersteigen (bei Kleinunternehmern brutto). Liegt der Wert darüber, ist das Geschenk privat. Typische Präsente im Business können etwa Blumen oder andere Sach- und Geldgeschenke sein bis hin zu Eintrittskarten für kulturelle Veranstaltungen. Pro Empfänger*in gibt es die 35-Euro- Grenze nur einmal im Jahr. Man kann also nicht jeden Monat ein solches Präsent übergeben.

Bewirtungen: Weil hier viel geschummelt wird, nehmen sich die Betriebsprüfenden die Belege sicher vor. Hier wird auch nachgeprüft, wer mit wem und warum gegessen hat.

Rechnungen: Die Pflichtangaben dürfen nicht fehlen. Die Betriebsprüfer*innen achten darauf, dass die Vorgaben eingehalten werden. Leistungszeitraum und Art der Leistung sowie die korrekte Umsatzsteuer zum Beispiel sollten richtig ausgewiesen sein.

Firmenwagen: Das Fahrtenbuch steht notorisch auf dem Plan. Die Angaben sollten mit den Werkstattrechnungen übereinstimmen. Nicht nur die Kilometerzahlen unterliegen einem Plausibilitätscheck.

Uli Dahme