Finanzamt ausbremsen
Der Firmenwagen ist ein notorischer Knackpunkt bei jeder Betriebsprüfung. Es geht häufig darum, ob die Abrechnung der privaten Fahrten korrekt ist. Ein Hintergrund: Viele Unternehmer entscheiden sich dafür, ein Fahrtenbuch zu führen. Sie dokumentieren lieber alle Wegstrecken, statt pauschal nach der Ein-Prozent-Methode zu versteuern. Doch Unternehmer müssen aufpassen: Zum einen entstehen durch die Nutzung der neuen elektronischen Fahrtenbücher enorm viele Daten, die auch gespeichert werden. Vor allem wenn die GPS-Funktion eingeschaltet ist, sind die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu beachten. Denn die Mitarbeiter können damit permanent überwacht werden. Das sehen Experten kritisch und raten dazu, sich im Zweifel von den Beschäftigten eine Einverständniserklärung einzuholen – oder die Funktion auszuschalten.
Fahrtenbücher einfach und sicher führen
Doch auch das Finanzamt stellt hohe Anforderungen an die Fahrtenbücher. Bei unvollständigen Aufzeichnungen oder bei gravierenden Fehlern drohen hohe Nachzahlungen. Dann kann der Betriebsprüfer die gesamte Führung in Frage stellen – mit der Folge, dass die pauschale Ein-Prozent-Methode anzuwenden ist. Die Aufzeichnungen müssen dokumentieren, wie sich die privaten und die geschäftlichen gefahrenen Kilometer des Firmenchefs und der Mitarbeitenden aufteilen. „Jedes Fahrtenbuch ist ununterbrochen zu führen. Es genügt nicht, sich nur für einige Monate die Arbeit zu machen. Jeder Kilometer ist zu dokumentieren, er muss verzeichnet sein“, sagt Dietrich Loll, Steuerberater und Geschäftsführer der ETL SteuerRecht GmbH Steuerberaterungsgesellschaft Niederlassung Berlin. Datum, Kilometerstand zu Beginn und zum Ende der Strecke, das Reiseziel, der Zweck, Name und Anschrift des jeweiligen Kunden bzw. Geschäftspartners und die Reiseroute – das wollen die Betriebsprüfer wissen. Bei privaten Zielen genügen die gefahrenen Kilometer.
„Kleinere Mängel führen nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs und zur Anwendung der 1-Prozent-Regelung, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind“
Zu Letzterem entschied das Finanzgericht Niedersachsen (Az: 9 K 276/19). Ein Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH nutzte den Firmenwagen auch privat. Bei einer Lohnsteuerprüfung kamen die Fahrtenbücher auf den Tisch. Da der Firmenchef nur die Ortsnamen als Reisziele vermerkt hatte und diese noch abkürzte, wurde das Fahrtenbuch nicht anerkannt. Die Richter fanden das, anders als das Finanzamt, nicht so schlimm: „Kleinere Mängel führen nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs und zu Anwendung der 1-Prozent-Regelung, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind“, kommentiert Roland Stoerring, Steuerberater der Kanzlei Wessler & Söhngen in Schwelm in Westfalen.
Grundsätzlich waren in dem Fall alle Angaben – wie die Adresse der Kunden – zwar nicht aufgezeichnet, aber leicht zu rekonstruieren. Die Anschriften fanden sich in den geführten Kundenlisten des Klägers. Hoteldaten ließen sich einfach aus den Reisekostenabrechnungen ermitteln. Auch die durch den Kläger verwendeten Abkürzungen waren verständlich. „Zwar lagen ohne Begründung geringe Differenzen zwischen dem Fahrtenbuch und einem Routenplaner vor. Diese waren aber unschädlich“, so Stoerring.
Tipp: Zur Sicherheit sollten Unternehmer bei GPS–basierten Fahrtenbüchern die Strecken mit dem tatsächlichen Kilometerstand vergleichen. Es gibt häufig Abweichungen zwischen Tacho und GPS-basierten Programmen aufgrund der unterschiedlichen Profilstärken der Reifen.
Bei Fahrtenbüchern ist also größte Vorsicht geboten, wie ein weiterer neuer Fall vor dem Bundesfinanzhof (Az: VI R 44/20) zeigt. In dem Verfahren nutzen die Mitarbeitenden die Firmenfahrzeuge auch privat. Die Verbrauchswerte der Fahrzeuge und die Treibstoffpreise wurden von der Firma jeweils nur geschätzt, weil die Autos an einer Tanksäule ohne Angabe von Menge und Preis befüllt wurden. Es handelte sich hier nicht um einen kleinen Mangel, sondern vielmehr fehlten Belege für die gesamte Kostenart. Für die Richter schließt eine Schätzung von Kosten, die nicht exakt zu belegen sind, die Fahrtenbuchmethode aus. Dann kommt automatisch die Ein-Prozent-Methode zur Anwendung.
Allerdings beschäftigte sich das Finanzgericht Münster (Az: 6 K 2688/19) mit der Frage, inwieweit in besonderen Konstellationen überhaupt eine private Nutzung anzunehmen ist. Nach dem Beweis des ersten Anscheins ist davon auszugehen, dass Geschäftsfahrzeuge privat genutzt werden, wenn das nicht vertraglich ausgeschlossen ist. Unternehmer können aber den Gegenbeweis antreten und diese Vermutung entkräften. In dem Verfahren dazu ging es um einen Ford Ranger. Der Unternehmer argumentierte, dass dieser von seinen Mitarbeitenden arbeitstäglich gebraucht wurde – er war also permanent im Betrieb, im Einsatz. Außerdem ist so ein Auto ziemlich groß, weshalb eine private Nutzung nicht wahrscheinlich ist. Hier war es zudem noch so, dass der Steuerzahler die Firma nur nebenberuflich führte. Schon allein deshalb konnte er den Wagen nicht den ganzen Tag fahren. Der Bundesfinanzhof prüft das Urteil in nächster Instanz.
„Insofern gibt es also durchaus Situationen, bei denen die private Nutzung nicht vorauszusetzen ist. Überdies geht das Finanzamt auch bei den Werkstattwagen nicht per se von privaten Fahrten aus“, so Steuerberater -Stoerring. Dazu entschieden die Gerichte schon häufiger, etwa der Bundesfinanzhof (Az: VI R 34/07). Hintergrund ist, dass diese Autos hinten keine Sitze haben und für den Transport von Werkzeug und Material gebaut sind. „Falls in einer Familie andere Fahrzeuge privat vorhanden sind, darf man annehmen, dass diese und nicht die Werkstattwagen genutzt werden“, so Stoerring.
