Effektiv arbeiten oder lieber effizient?

Trotz PC gibt es noch viel Papier auf dem Schreibtisch des Handwerkers. Bei den historisch gewachsenen Stapeln von Papier bekommt man gelegentlich einen „Aufräumanfall“. Es vergeht nur kurze Zeit und schon beginnt der Stapel wieder zu wachsen. Was unbrauchbar ist, sollte gleich entsorgt werden, was später wichtig sein könnte kommt in die Ablage. Sofort, nicht später. Übersicht vermeidet Zeitverluste durch Suchen nach Unterlagen.

Papierkram und schlechtes Ablagesystem sind große Zeitfresser. Manchmal kommt richtig Freude auf, wenn man schon nach einer Minute einen Vorgang gefunden hat, für den man längeres Suchen geplant hatte. Unklare Anweisungen an Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen und mangelnde Innformationen, die zu Rückfragen führen, sind Zeitverluste, an die man sich gewöhnt hat.

Die Informationsflut ist an manchen Tagen wie ein Tsunami. Zum Lesen der Online- und Printlektüre hat man gar nicht die Zeit. Aber kann man Business Lektüre einfach ignorieren? Es könnte etwas Wichtiges dabei sein, was beachtet werden muss. Um das Lesepensum in den Griff zu kriegen und einen größeren Leserückstand zu vermeiden, braucht es ein wenig Systematik.

Am besten werden wichtige Textstellen sofort beim ersten Lesen durch Markierungen oder handschriftliche Randbemerkungen hervorgehoben. Dazu nutzt man die bekannten Markierungszeichen: Ausrufezeichen für „wichtig“, Haken für „einverstanden“, Fragezeichen für „noch zu klären“. Wichtige Informationen müssen schnell als solche erkannt werden. Termine kennzeichnet man gleich durch die Datumsangabe für die Bearbeitung. Markierungen helfen, den Text schon für das zweite, spätere Lesen vorzubereiten. Markieren beim ersten Lesen kostet nicht viel Zeit und erleichtert die Erledigung des Vorgangs. Informationen müssen schnell griffbereit sein, d. h. so abgelegt werden, dass man sie bei Bedarf schnell findet und Sucharbeiten dadurch vermeidet oder verkürzt. Oft sind Inhalte erst später interessant. Mit einem guten Ablagesystem findet der Leser dann wieder die Lektüre, wenn sie aktuell wird.

Das Leseverhalten lässt sich verbessern, wenn man die Lesezeiten „bündelt“, also nicht jedes Mal den Posteingang öffnet, sondern ein oder zwei Mal täglich die gesamte Post am Stück liest. Am Bildschirm ist die Ermüdung der Augen meist größer als bei gedruckten Informationen, weil man horizontal zum Bildschirm liest. Wer länger liest, sollte auf sein Leistungshoch, meist vormittags, achten. In dieser Zeit liest man konzentrierter. Bei Hektik oder Ermüdung ist die Konzentrationsfähigkeit stark vermindert.

Es gibt nur drei Möglichkeiten, wie man mit Unterlagen auf dem Schreibtisch umgeht: entsorgen, speichern, sofort erledigen. Schriftliches muss so schnell wie möglich vom Tisch, es darf sich nur wenig ansammeln. Das Schlimmste sind Unterlagen, die ungeordnet auf einem Stapel liegen. Die Folge: Sucharbeit, wenn man eine Unterlage braucht. Daher werden alle eingehenden Schriftstücke innerhalb eines Arbeitstages sortiert in Mappen, beispielsweise Lieferanten, Kunden Vorschriften, Produkte, Steuern usw. Innerhalb der Sachgebiete wird alphabetisch abgelegt.

Geht es um Termine, wird im Terminbuch ein Vermerk gemacht, möglichst eine Woche vor der „Deadline“. Für online gilt ähnliches. Eingehende Mails werden in eine nach Themen angelegte Datei verschoben, bei der Ablage nach Terminen hilft Outlook. Wer alles erst mal im Posteingang liegen lässt, verliert schnell die Übersicht und muss suchen, wenn er etwas benötigt.

Eine strukturierte Ablage hat den Vorteil, dass auch eine andere Person, wie eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter, sich gut zu Recht findet, wenn eine Unterlage aktuell gebraucht wird. Die beliebteste Ablageform sind Ringordner. Außerdem kann man Unterlagen in Hängemappen oder Ablage- bzw. Karteikästen aufbewahren. Von Helmut Schmidt stammt die Aussage „Nimm jedes Stück Papier bis zur Bearbeitung möglichst nur einmal in die Hand.“

Im Tagesverlauf ist die Störungshäufigkeit sehr unterschiedlich. Zu bestimmten Zeiten fallen doppelt so viele Störungen an, meist am Vormittag. Anrufbeantworter und Mailbox bieten eine Möglichkeit für ungestörte Zeiteinheiten. Interne Arbeitsunterbrechungen können auch im Vorfeld vermieden werden. Wenn klare Anweisungen bestehen, wenn Rückfragen nicht nötig sind, arbeiten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbstständig und brauchen nicht immer wieder Ihre Hilfe.

Die Unterbrechung einer laufenden Arbeit verursacht nicht nur Stress, sie kostet auch Zeit, obwohl es nur wenige Minuten sind. Am Ende der Unterbrechung braucht man viel Energie um wieder in die ursprüngliche Tätigkeit zu finden. Ein Motor, der immer wieder während des Betriebs abgestellt wird, braucht die doppelte Energie nach einer bestimmten Laufzeit.

Der größte Störer ist das Handy oder Telefon, wenn es sich mitten bei der Arbeit im Büro oder bei Arbeiten vor Ort meldet. Wer unterbricht, stört. Die ständige Erreichbarkeit (Stand-by-Modus) erhöht die Fehlerquote bei der Arbeit. Anrufende sind sich meist nicht bewusst, welche Konsequenz ihr Anruf verursacht. Schon der Blick auf das Display, um zu schauen, wer anruft, ist eine Sekunden-Unterbrechung der Arbeit.

Sich während einer Tätigkeit gedanklich mit der nachfolgenden zu beschäftigen ist eine „Eigen-Unterbrechung“, man denkt während der Arbeit schon an die nächste und ist abgelenkt. Wer ein Angebot kalkuliert, sollte sich darauf konzentrieren und nicht schon an das denken, was danach kommt.

Obwohl sich bei der Einteilung der Arbeiten im Tagesverlauf einiges ändern kann, lohnt sich eine Planung. „Wer nicht selbst plant, wird von anderen verplant und verliert die Eigenbestimmung“ heißt es im Handwerk. Die Vorfahrtsregel lautet: Eiliges wird vor dem Wichtigen bearbeitet. Falls eine Arbeit mehr Zeit beansprucht als geplant, helfen „Pufferzeiten“. Dafür reserviert man etwa 20 Prozent der geplanten Zeit, für die Kalkulation eines größeren Angebots werden ca. 45 Minuten Zeit geplant. Der Puffer von 20 Prozent aus dieser Zeit macht ca. 10 Minuten aus. Die Alternative zu Pufferzeiten: eine Stunde hat grundsätzlich nur 45 Minuten Plan-Zeit, es werden nie 60 Minuten verplant, so bleiben für unvorhergesehene Dinge immer 15 Minuten Reserve. Wenn alle Tätigkeiten als eilig und wichtig bezeichnet werden, hat man am Ende zu viele A-Aufgaben. Die Einteilung der Prioritäten verursacht zwar einen Zeitaufwand, der Vorteil der Prioritäten ist aber viel größer als der Nachteil des Zeitaufwands.

Ein nützlicher Ratgeber ist das Buch „Effektiver arbeiten“, von Haller/Proske/Reichert/Reiff /Triebfürst, Haufe Freiburg.

§ 1 Bei der Zeiteinteilung ist der Spaßfaktor zweckmäßig. Man erledigt das Angenehme zuerst, das Interessante anschließend und das Dringende übermorgen.

§ 2 Nach Unterlagen suchen kostet zwar Zeit, aber Ablage und Ordnung halten auch auf. Bisher habe ich immer alles gefunden, was ich brauche.

§ 3 Systematische Arbeitsplanung ist graue Theorie. Ich kann sehr gut improvisieren.

§ 4 Mein ganz persönlicher Arbeitsstil ist ein Teil meiner langjährigen Erfahrung.

§ 5 Die Arbeitseinteilung nach Prioritäten geht vielleicht in Großbetrieben mit viel Personal, bei uns geht das überhaupt nicht.

§ 6 Übersichtlichkeit im Büro – schön und gut. Ich kenne mich aber in meinem Chaos sehr gut aus und komme gut zurecht.

Rolf Leicher